Administración

Origen de la administración

4000 a.c Reconoce la necesidad de planear, organizar y controlar 

2600 a.c Descentralización de la administración

2000 a.c Reconocimiento de la necesidad de órdenes de escritas. Uso de la consultoría 

La administración en el antiguo mundo

China 

Los chinos usaron muchos conceptos y técnicas de administración, los emperadores se percataron del valor de un buen consejo y confiaron a sus subordinados la tarea de darles información útil para gobernar el imperio, otra aportación que realizaron fue aceptar la necesidad de un sistema general de dirección. 

Egipto 

Los egipcios realizaron hazañas maravillosas, aunque su sistema organizacional, podía parecer muy difícil, estorboso y hasta derro. chador. Los egipcios alentantaban a sus gobernantes a emplear la planeación a largo plazo, a confiar en sus asesores y a ser honestos en el trato con los demás.

Roma

El pueblo romano influyó en la sociedad actual, incluso haciendo uso de los administradores. Roma clasifica a las empresas en 3 públicas, semipúblicas y privadas, la organización que tuvo roma repercute significativamente  en el imperio romano y se sabe que se manejaban por magisterios plenamente identificados en un orden jerárquico.

Grecia

La aportación que dio fue gracias a sus filósofos

Socrates: Utiliza en la organización aspectos administrativos, separando el conocimiento técnico de la experiencia.

Platón: Analizó los problemas políticos y sociales derivados del desarrollo sociocultural del pueblo griego.

Aristóteles: Distingue las tres formas de administración pública: la monarquía, la aristocracia y la democracia.

Pericles: Nos da los principios básicos de la administración que se refiere a la selección de personal

Elementos y conceptos básicos de la administración

¿Que es la administración? 

Es el proceso de diseñar y mantener un entorno en el que trabajando en grupos, los individuos deben ejercer funciones administrativas de planeación, organización, dirección y control.

                                                                                              Koontz (1998)

La administración consiste en darle forma de manera consciente y constante a las organizaciones. 

                                                                                       Stoner, Freeman y Gilberth (1196)

Es el proceso de planear, organizar, dirigir y controlar el uso de los recursos para lograr los objetivos organizacionales.

                                                                                              Idalberto Chiavenato

Administrar es prever, organizar, mandar, coordinar y controlar.

                                                               

                                                                                             Henry Fayol

Características de la administración

Universalidad: Existe en cualquier grupo social y se aplica a toda ende económica

Valor instrumental: Herramienta que permite el logro de un fin permitiendo su medición

   

Unidad temporal: Cada etapa de proceso se distingue lo individual, sin embargo estas partes se complementan a través del proceso

Amplitud: Se aplica a cualquier parte de la organización 

Flexibilidad: Cada una de las etapas se adecua al grupo social o al ente económico

Naturaleza de la administración

Pública: Gestionada por el gobierno

Privada: Capital privado, dueño, socios

Mixta: Que cuenta tanto con privada como pública

Fundamentos teóricos de la administración

Henry Fayol fue uno de los principales contribuyentes al enfoque clásico de la administración y fue nombrado padre de la administración moderna, el modelo de Fayol se basa en 3 aspectos fundamentales. 

1. La división del trabajo
2. La aplicación de un proceso administrativo
3. La formulación de los criterios técnicos que deben orientar la función administrativa

Frederick Taylor, padre de la administración científica, las aportaciones que el realizó, fueron el principio de planteamiento, principio de planeación, principio de control, principio de control, principio de ejecución.     

Abraham Maslow propone la teoría de la motivacion humana, la cual trata de una jerarquía de necesidades y factores que motivan a las personas; esta jerarquía identifica cinco categorías de necesidades y considera un orden jerárquico ascendente de acuerdo a su importancia para la supervivencia y la capacidad de motivación

1. Necesidades fisiológicas 
2. Necesidades de seguridad
3. Necesidades de seguridad, afecto y pertenencia
4. Necesidad de estima
5. Necesidad de autorrealización 

       Pirámide de Maslow 

1. Administración científica y estudio de la fatiga: se basaba en aumentar la efectividad a partir de la realización de menos movimientos posibles en una técnica o una etapa de trabajo,debido al carácter psicológico que brindaba Lillian, su aproximación conjunta manifestaba una mayor preocupación hacia el bienestar del trabajador dentro del proceso productivo, a partir de esto, una vez aplicadas las técnicas, pudieron obtener una mejor perspectiva acerca de cómo la reducción de movimientos influía de manera positiva en el desgaste físico y moral del trabajador durante una jornada.
2. Gestión doméstica y economía del hogar:diseñar una serie de propuestas de disposición espacial para la instalación y utilización de los elementos de cocina, su afinidad profesional por lo doméstico la llevó a investigar a profundidad para garantizar el diseño perfecto de un horno.

Enfoques administrativos

1. Enfoque empírico o de situación práctica: Es el encargado de analizar la administración desde el punto de vista práctico y real, son casos que aportan experiencia sobre un caso.
2. Enfoque de comportamiento interpersonal: Lo principal de este enfoque radica en el verdadero sentido de lo que el administrador realiza cotidianamente que es relacionarse con personas que tienen un tema en común.
3. Enfoque de comportamiento grupal: Este analiza el comportamiento dentro de un grupo social, analizando el estudio de la sociología.
4. Enfoque de sistemas sociales cooperativos: Este enfoque está basado en tanto el enfoque interpersonal y grupal, ya que con ambos se amplían las ideas y genera un sistema social más amplio.
5. Enfoque de sistemas socio técnicos: El enfoque está basado en los sistemas tecnológicos y que productividad genera ante las personas y así se construye lo que es la ingeniería industrial, generando un gran impacto en las personas 
6. Enfoque de la teoría de decisión: Se busca encontrar alternativas para generar un mejor programa de negocios, haciendo un pensamiento racional de lo que conviene y lo que no.
7. Enfoque de centro de comunicaciones: El enfoque está elaborado para recibir, almacenar y elaborar, para luego difuminar la información por los medios de comunicación. 
8. Enfoque operacional: Es el encargado de sustraer todos los enfoques y reunir información de todos ya que es el núcleo central de recabar información.

Teorias administrativas 

1. Teoría de las relaciones humanas: La teoría tiene como característica estudiar la organización de un grupo de personas, hacer énfasis en las personas, se inspira en sistemas psicológicas, la delegación es su plena autoridad, busca que un trabajador tenga autonomía, tanto como apertura y confianza en sí mismo. 
2. Teoría neoclásica de la administración: Consiste en orientar, dirigir y controlar los esfuerzos de un grupo de individuos para lograr un objetivo en común. El buen administrador es el que posibilita al grupo alcanzar sus objetivos con un mínimo de recursos utilizados.
3. Teoría científica de la administración: Taylor fue el principal precursor de la denominada escuela cuantitativa o matemática, se baso en la concepción del hombre económico, aplicando el método científico para mejorar los metodos de produccion en el taller principalmente a través de estudios de tiempos y movimientos.
4. Teoría de la burocracia: Es la reacción ante las deficiencias de la teoría clásica y de las relaciones humanas, ya que surge la necesidad de administrar adecuadamente el trabajo realizado en las grandes empresas de posguerra. 
5. Teoría estructuralista: Es el producto de un desdoblamiento entre la teoría clásica, la teoría de las relaciones humanas y la teoría de la burocracia, el estudio que realiza es su punto de vista desde la organización informal.
6. Teoría de situación o de contingencia: Refuta los principios universales de la administración afirmando que diversos factores internos o externos puedan afectar el desempeño de la organización, ya que considera que no existe una única manera de de administrar ya que las circunstancias cambian. 

Etapas del proceso administrativo

Planeación: Es el primer paso a dar, consiste en saber por anticipado qué se va a hacer, la dirección a seguir, qué se quiere alcanzar, qué hacer para alcanzarlo, quién, cuándo y cómo lo va a hacer.

Para ello se siguen algunos pasos como:

1. Investigación interna y del entorno (se pueden usar herramientas como las 5 fuerzas de Porter y el análisis FODA).
2. Planteamiento de propósitos, estrategias y políticas y propósitos.
3. Establecimiento de acciones a ejecutar a corto, medio y largo plazo.

Organización:Es el segundo paso a dar, constituye un conjunto de reglas a respetar dentro de la empresa por todos quienes allí laboran, la principal función en esta etapa es la coordinación, después de la planeación el siguiente paso es distribuir y asignar las diferentes actividades a los grupos de trabajo que forman la empresa, permitiendo la utilización equitativa de los recursos para crear una relación entre el personal y el trabajo que debe ejecutar.

Dirección: Es el tercer paso a dar, dentro de ella se lleva a cabo la ejecución de los planes, la comunicación, la motivación y la supervisión necesaria para alcanzar las metas de la empresa. En esta etapa es necesaria la presencia de un gerente con la capacidad de tomar decisiones, instruir, ayudar y dirigir a las diferentes áreas de trabajo.

La dirección se puede ejercer a través de:

1. El liderazgo
2. La motivación
3. La comunicación.

Control: Es el último paso que hay que dar, dentro de esta se lleva a cabo la evaluación del desarrollo general de una empresa, esta última etapa tiene la labor de garantizar que el camino que se lleva, la va a acercar al éxito. Es una labor administrativa que debe ejercerse con profesionalidad y transparencia.

Las actividades más importantes del control son:

1. Seguir, evaluar y analizar los resultados obtenidos.
2. Contrastar los resultados contra estándares de desempeño.
3. Comparar los resultados obtenidos con los planes establecidos.
4. Definir e Iniciar acciones correctivas.
5. Discurrir medios efectivos para medir la operatividad.
6. Comunicar y participar a todos acerca de los medios de medición.
7. Transferir información detallada que muestre las variaciones y comparaciones efectuadas.
8. Sugerir diversas acciones correctivas cuando fuesen necesarias.

Planeación

Estrategia

Plan de acción que se lleva  a cabo para lograr un determinado fin a largo plazo, en el campo de la administración, una estrategia es o plan que integra las principales metas y políticas de una organización y a la vez establece la secuencia  coherente de las acciones a realizar. 

Foda 

Brinda información acerca de la situación de una empresa y permite trazar una estrategia con pasos a seguir de acuerdo a la información obtenida de sus características internas y del contexto, para llevar a cabo este tipo de proceso, primero hay 

que realizar un análisis interno y un análisis externo de la institución en cuestión. Con estos datos, se confecciona la matriz FODA. Luego, esta matriz sirve como punto de partida para determinar qué estrategias se implementarán.

Organización 

Es la autoridad y la responsabilidad que pose cada quien de poder  dirigir un trabajo y estructurarlo de alguna manera correcta, respetando reglas y haciendo que se lleve a cabo las ordenes dictadas 

Existen diferentes tipos de organización, está la formal e informal.

La formal consiste en definir la responsabilidad de cada uno de sus miembros, distinguiendo la cadena de mando.

La informal se trata de dos grupos que imponen reglas,

sin embargo no se escribe pero sin embargo,

se cumplen.

A continuación se muestra de qué manera están estructurados

los principios de la organización

Dirección 

"Unidad de dirección, como un solo jefe y su solo programa para un conjunto de operaciones que tienden al mismo fin"

F.Taylor

"La función ejecutiva de guiar y vigilar a los subordinados"

Koontz y Lo´Donnel

Es la actividad de coordinar y conducir el talento humano en la ejecución de todas las actividades planificadas y organizadas, estableciendo un liderazgo influyente, comunicación asertiva, motivación, innovación y cambio para el cumplimiento de los objetivos 

La dirección en el mundo empresarial es un proceso en el cual lideres o gestores buscan influir sobre sus empleados para alcanzar determinados fines, como son la misión y visión, para eso se utilizan 3 componentes.

Circunstancia: Es decir que en algun monento se requiera una dirección 

Líder: Cumpla el rol de dirgirir personas y proyectos 

Dirigidos: Encargados de tomar las direcciones de sus líderes 

¿Por qué es necesario la dirección? 

Es a través de la dirección que son comunicados los objetivos de la organización junto a la forma de alcanzarlos.

También permite que se cree una moral común en los trabajadores que permita una mayor productividad.

Determina a su vez cuáles son las conductas que se espera por parte del personal.

Por último genera la comunicación que se precisa dentro de la institución.

Control

"Lo que no se define no se puede medir. Lo que no se mide no se puede mejorar. Lo que no se mejora se degrada siempre. 

William Thomson Kelvin

Conjunto de mecanismos diseñados para aumentar la probabilidad de individuos donde se puedan alcanzar los propósitos de la organización

Es el dominio sobre algo o alguien, una fiscalización o un mecanismo para regular algo manual o sistemáticamente   

Objetivos 

•     1.Proteger los recursos y bienes de los posibles riesgos.
• 
  
•     2.Garantizar la eficiencia, eficacia y economía
•        en todas las operaciones y facilitar que los 
•     funcionarios cumplan la misión institucional
• 3.Velar que actividad y recursos cumplan los objetivos
•  de la organización.
• 4. Garantizar la evaluación de la gestión en la organización.
• 5. Asegurar la oportunidad y la confiabilidad de la información.
• 6. Definir y aplicar medidas para prevenir riesgos.
• 7. Garantizar que el sistema disponga de mecanismos 
• de verificación y evaluación.
• Velar porque se disponga de procesos de planeación.

Funciones

1.Énfasis en los objetivos 

2.Necesidad de coordinación 

3.Autonomía y control

Planificación estratégica

Tipos de medición

1.Tabla de control

2.Checklist

3.Encuestas

Tipos de control 

1.Control concurrente, este tipo de control tiene lugar durante la fase de la acción de ejecutar los planes e incluye la dirección, vigilancia y sincronización de las actividades según ocurran, en otras palabras, pueden ayudar a garantizar que el plan será llevado a cabo en el tiempo específico y bajo las condiciones requeridas.

2.Control preliminar, este tipo de control tiene lugar antes de que principien las operaciones e incluye la creación de políticas, procedimientos y reglas diseñadas para asegurar que las actividades planeadas serán ejecutadas con propiedad. En vez de esperar los resultados y compararlos con los objetivos es posible ejercer una influencia controladora limitando las actividades por adelantado.

3.Control de retroalimentación, este tipo de control se enfoca sobre el uso de la información de los resultados anteriores para corregir posibles desviaciones futuras de estándar aceptable.